Образец инструкции по обработке персональных данных без использования средств автоматизации

Что должно быть в документе

• обособление персональных данных от иной информации: отдельные носители, разделы, поля форм;
• раздельное хранение носителей, персональные данные на которых обрабатываются в разных целях;
• требования к типовым формам документов по пункту 7 Положения № 687: реквизиты оператора и субъекта, источник получения данных, цели, перечень данных и действий с ними, срок обработки и порядок отзыва согласия, поле для отметки о согласии;
• конкретные места хранения носителей и условия, исключающие несанкционированный доступ;
• перечень лиц, допущенных к обработке на материальных носителях;
• порядок уничтожения носителей с оформлением акта;
• ознакомление работников под подпись.

Как оформить

1. Пройдите по кабинетам и выпишите, где фактически лежат документы с персональными данными.
2. Определите места хранения и закройте доступ: шкаф с ключом, сейф, помещение с ограниченным входом.
3. Разнесите документы по целям обработки — раздельное хранение требуется именно по целям.
4. Проверьте типовые формы: в анкете и заявлении должны быть реквизиты оператора и субъекта, источник данных, цель, состав данных и действий, срок обработки и порядок отзыва согласия.
5. Утвердите инструкцию приказом и ознакомьте работников под подпись.
6. Заведите порядок уничтожения: шредер, акт, отметка в журнале.

Типовой образец, актуален на 2026 год. Это ориентир — заполните поля в квадратных скобках и адаптируйте под свои процессы. Чтобы собрать документ под ваш профиль, с подстановкой реквизитов и в актуальной редакции, воспользуйтесь сервисом.

УТВЕРЖДЕНА
приказом [наименование оператора]
от «___» _______ 20__ г. № ____

ИНСТРУКЦИЯ
по обработке персональных данных без использования средств автоматизации
[наименование оператора, ИНН, ОГРН]

1. Общие положения
1.1. Инструкция устанавливает правила обработки персональных данных на материальных носителях в соответствии с Положением, утверждённым постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687, и Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
1.2. Инструкция обязательна для работников, осуществляющих обработку персональных данных на бумажных и иных материальных носителях.

2. Обособление персональных данных
2.1. Персональные данные обособляются от иной информации: фиксируются на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).
2.2. Персональные данные, обрабатываемые в разных целях, хранятся раздельно.

3. Типовые формы документов
3.1. Типовая форма, предполагающая сбор персональных данных, содержит (пункт 7 Положения, утверждённого постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687): наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора; фамилию, имя, отчество и адрес субъекта; источник получения персональных данных; цели обработки; перечень персональных данных; перечень действий с ними и общее описание используемых способов обработки; срок обработки и порядок отзыва согласия — если типовая форма предполагает получение согласия в письменной форме, в ней предусматривается поле, в котором субъект проставляет отметку о своём согласии.
3.2. Типовые формы утверждаются приказом оператора.

4. Места хранения и доступ
4.1. Места хранения материальных носителей: [шкаф, сейф, помещение — указать]. Носители хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ.
4.2. Перечень лиц, допущенных к обработке на материальных носителях, утверждается приказом; доступ предоставляется в объёме должностных обязанностей.
4.3. Вынос носителей за пределы помещений допускается [условия или запрет].

5. Уничтожение и обезличивание
5.1. По достижении цели обработки или истечении срока хранения носители уничтожаются способом, исключающим восстановление (шредер, комиссионное уничтожение), либо персональные данные обезличиваются.
5.2. Уничтожение оформляется актом.

6. Ответственность
6.1. Работники, нарушившие настоящую Инструкцию, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С инструкцией ознакомлен(а): _______________ / [ФИО] /   «___» _______ 20__ г.

Частые вопросы