Образец акта об уничтожении материальных носителей персональных данных

Уничтожил — подтверди. Оператор обязан подтвердить уничтожение персональных данных актом, составленным по требованиям приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179, а если данные обрабатывались в информационной системе — ещё и выгрузкой из журнала регистрации событий. Акт и выгрузка хранятся не менее трёх лет. Ниже — обязательные сведения акта и порядок его оформления.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать документ под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Вместе с документом даём пояснительную записку: зачем он нужен, чем предусмотрен и как ввести в действие. Начало документа и записка — бесплатно; файлы PDF и DOCX — по запросу.

Сгенерировать индивидуально

Что должно быть в документе

наименование оператора и дата составления акта;
фамилии, имена, отчества, должности и подписи лиц, уничтоживших персональные данные (комиссия обязательной не является);
перечень категорий уничтоженных персональных данных и категорий субъектов;
сведения о субъектах: фамилии, имена, отчества либо иная информация, относящаяся к определённым лицам, чьи персональные данные уничтожены;
причина уничтожения: достижение цели обработки, отзыв согласия, требование субъекта или Роскомнадзора, истечение срока хранения;
наименование каждого уничтоженного материального носителя с указанием количества листов по каждому из них — так требует приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 для обработки без средств автоматизации;
способ уничтожения, исключающий восстановление: измельчение, сжигание, гарантированное удаление, уничтожение носителя;
дата уничтожения и подписи всех лиц, проводивших его;
отметка о приложении выгрузки из журнала регистрации событий, если данные обрабатывались в информационной системе.

Как оформить

Убедитесь в основании: цель достигнута, согласие отозвано, срок хранения истёк или поступило требование субъекта либо Роскомнадзора.
Проверьте, не обязан ли закон хранить эти документы дольше: кадровые и бухгалтерские сроки установлены архивным и налоговым законодательством и сроки хранения по 152-ФЗ не отменяют.
Соберите комиссию, назначенную приказом, и определите способ уничтожения по виду носителя.
Уничтожьте носители и составьте акт со всеми обязательными сведениями.
Приложите выгрузку из журнала регистрации событий, если обработка была автоматизированной.
Храните акт и выгрузку не менее трёх лет со дня уничтожения — это прямое требование приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.

Сформируйте этот документ под свой профиль — с подстановкой реквизитов и без ошибок.

Сформировать в ГрамотаИБ

Частые вопросы

В какой срок нужно уничтожить данные по отзыву согласия?

Оператор обязан прекратить обработку и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления отзыва, если сохранение не требуется для целей обработки, предусмотренных законом или договором (часть 5 статьи 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Нужен ли акт, если данные удалены из базы в один клик?

Да. Требование подтвердить уничтожение не зависит от трудоёмкости: при автоматизированной обработке подтверждением служат акт и выгрузка из журнала регистрации событий (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179). Запись «удалено» в переписке подтверждением не является.

Можно ли уничтожать документы, у которых не истёк архивный срок хранения?

Нет. Если законодательство обязывает хранить документ (кадровые документы, первичные учётные документы), обработка ведётся на этом основании, и уничтожать его по отзыву согласия нельзя: субъекту сообщают о причине сохранения.

Нормативная основа: Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179. Подробный разбор — в статье «Уничтожение персональных данных: как подтвердить».

Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.