Образец журнала ознакомления работников с документами по обработке персональных данных

Ознакомить работников, непосредственно осуществляющих обработку, с положениями законодательства и локальными актами — обязанность оператора (пункт 6 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Подтверждается она подписью работника. Журнал собирает эти подписи в одном месте, и именно его просят показать, когда проверяют, знали ли люди правила. Ниже — состав граф и порядок ведения.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать документ под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Вместе с документом даём пояснительную записку: зачем он нужен, чем предусмотрен и как ввести в действие. Начало документа и записка — бесплатно; файлы PDF и DOCX — по запросу.

Сгенерировать индивидуально

Что должно быть в документе

фамилию, имя, отчество и должность работника;
наименование конкретного документа — политика, положение, инструкция, обязательство о неразглашении;
дату ознакомления;
личную подпись работника: ознакомление подтверждается ею, а не отметкой кадровика;
записи по всем работникам, допущенным к обработке, включая принятых после утверждения документов.

Как оформить

Составьте перечень документов, с которыми знакомите: политика, положение, инструкции, обязательство о неразглашении.
Определите, кто именно обрабатывает персональные данные, — знакомить нужно их, а не весь штат.
Заведите журнал и соберите подписи по действующим работникам.
Включите ознакомление в процедуру приёма на работу: новый работник подписывает до допуска к данным.
Повторяйте ознакомление при утверждении новой редакции документов.

Шаблон журнала

Скачать .docx

Готовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:

№ п/п
ФИО работника
Должность
Наименование документа, с которым ознакомлен
Дата ознакомления
Подпись работника

Сформируйте этот документ под свой профиль — с подстановкой реквизитов и без ошибок.

Сформировать в ГрамотаИБ

Частые вопросы

Кого нужно знакомить?

Работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных (пункт 6 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Обычно это кадры, бухгалтерия, продажи, поддержка — все, кто видит данные людей.

Можно ли заменить журнал листами ознакомления к приказу?

Да, форма не установлена. Листы удобны при утверждении документа, журнал — при постоянном найме: он показывает, что процедура работает непрерывно.

Нужно ли знакомить заново при изменении политики?

Да, с новой редакцией. Подпись под прежней редакцией не подтверждает знание изменившихся правил.

Нормативная основа: 152-ФЗ «О персональных данных». Подробный разбор — в статье «Какие журналы проверяет Роскомнадзор».

Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.