Образец правил ведения журналов учёта по персональным данным

Что должно быть в документе

• перечень журналов, которые ведёт оператор;
• ответственного за ведение каждого журнала;
• порядок оформления: нумерация листов, прошивка, заверение;
• правила внесения и исправления записей;
• сроки хранения журналов и порядок их уничтожения.

Как оформить

1. Определите перечень журналов по своим процессам: обращения субъектов, ознакомление работников, согласия, носители, инциденты, передача данных.
2. Назначьте ответственных: журнал без хозяина не ведётся.
3. Установите форму: бумажный прошитый журнал или электронный с защитой от изменения задним числом.
4. Опишите порядок исправления ошибок: зачёркивание с оговоркой, а не переписывание страницы.
5. Установите срок хранения и проверяйте заполнение в рамках внутреннего контроля.

Типовой образец, актуален на 2026 год. Это ориентир — заполните поля в квадратных скобках и адаптируйте под свои процессы. Чтобы собрать документ под ваш профиль, с подстановкой реквизитов и в актуальной редакции, воспользуйтесь сервисом.

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом [наименование организации]
от «___» __________ 20__ г. № _____

ПРАВИЛА
ведения журналов учёта по персональным данным

1. Оператор ведёт журналы: обращений субъектов; ознакомления работников с документами; учёта согласий; учёта материальных носителей; регистрации инцидентов; учёта передачи персональных данных.
2. Ответственные за ведение — по каждому журналу (приложение).
3. Журналы ведутся на бумаге (листы нумеруются, прошиваются, заверяются) либо в электронном виде с исключением незаметного изменения записей.
4. Записи вносятся в день события. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой, рядом делается верная с отметкой «исправленному верить» и подписью.
5. Срок хранения журналов — [срок]. Уничтожение — по акту.

Ответственный за организацию обработки персональных данных _______________ / _______________ /

Частые вопросы