ГрамотаИБ
Начать бесплатно

Образец журнала учёта обращений субъектов персональных данных

Журнал обращений — то, чем оператор доказывает, что уложился в срок. Срок ответа считается с даты получения запроса субъекта (часть 3 статьи 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), а без записи о дате поступления доказать соблюдение срока нечем. Роскомнадзор смотрит журнал одним из первых. Ниже — состав граф и правила ведения.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать документ под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Вместе с документом даём пояснительную записку: зачем он нужен, чем предусмотрен и как ввести в действие. Начало документа и записка — бесплатно; файлы PDF и DOCX — по запросу.

Сгенерировать индивидуально

Что должно быть в документе

  • дату обращения — от неё считается срок ответа;
  • кто обратился: субъект или представитель, с указанием способа поступления обращения;
  • содержание требования: сведения об обработке, уточнение, блокирование, уничтожение, отзыв согласия;
  • дату и результат рассмотрения, включая мотивированный отказ, если он был;
  • реквизиты направленного ответа;
  • ответственного за рассмотрение.

Как оформить

  1. Определите точки приёма обращений: почтовый адрес, электронная почта, форма на сайте.
  2. Регистрируйте обращение в день поступления — просрочка начинается именно здесь.
  3. Ведите журнал непрерывно и нумеруйте записи; листы прошнуруйте и пронумеруйте, если журнал бумажный.
  4. Проверяйте сроки по виду требования: предоставление сведений — 10 рабочих дней с продлением не более чем на 5 (часть 3 статьи 14), уточнение или уничтожение — 7 рабочих дней со дня представления подтверждающих сведений (часть 3 статьи 20), прекращение неправомерной обработки — 3 рабочих дня (часть 3 статьи 21).
  5. Храните копии ответов вместе с журналом.

Шаблон журнала

Скачать .docx

Готовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:

  1. № п/п
  2. Дата обращения
  3. ФИО (наименование) субъекта персональных данных или представителя
  4. Способ поступления (почта, электронная почта, лично)
  5. Содержание обращения (что требует субъект)
  6. Дата и результат рассмотрения
  7. Реквизиты ответа (исходящий номер, дата)
  8. Ответственный

Сформируйте этот документ под свой профиль — с подстановкой реквизитов и без ошибок.

Сформировать в ГрамотаИБ

Частые вопросы

Обязателен ли журнал обращений?

Прямого требования вести журнал закон не содержит, но оператор обязан рассматривать обращения в установленные сроки (статьи 14, 20 и 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ) и подтверждать принятие мер по соблюдению требований (часть 1 статьи 18.1). Журнал — простейшее доказательство даты обращения и даты ответа.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да, форма не установлена. Важно, чтобы записи нельзя было задним числом изменить незаметно: в электронном виде это таблица с историей изменений или учётная система, в бумажном — прошнурованный и пронумерованный журнал.

Что записывать, если субъекту отказали?

Факт отказа, его основание и реквизиты мотивированного ответа. Отказ по установленным законом основаниям правомерен; отсутствие записи об ответе выглядит как молчание оператора.

Нормативная основа: 152-ФЗ «О персональных данных». Подробный разбор — в статье «Права субъекта персональных данных и как оператору на них отвечать».

Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.