ГрамотаИБ
Начать бесплатно

Образец журнала учёта материальных носителей персональных данных

Носитель, который никто не считал, невозможно ни найти, ни списать: пропажу папки с личными делами обнаруживают, когда её спрашивает проверяющий. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации ведётся с соблюдением требований постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687: обособленное хранение носителей по целям обработки и условия, исключающие несанкционированный доступ. Журнал — способ подтвердить, что учёт ведётся. Ниже — его графы и правила ведения.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать комплект под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Это полный комплект: сам документ и всё, чем он вводится в действие.

Собрать 3 документа — 1 000 ₽

Журнал учёта. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.

Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.

Что должно быть в документе

  • вид и наименование каждого носителя: журнал, папка личных дел, картотека, фотоматериалы;
  • учётный номер, по которому носитель опознаётся однозначно;
  • категории персональных данных на носителе и цель обработки — от неё зависит обособленность хранения (постановление Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687);
  • место хранения: помещение, шкаф, сейф;
  • ответственного работника, за которым носитель закреплён;
  • движение носителя: кому и когда выдан, когда возвращён;
  • отметку об уничтожении с реквизитами акта (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179);
  • нумерацию, прошивку и заверение журнала подписью и печатью — для бумажной формы.

Как оформить

  1. Проведите инвентаризацию: обойдите шкафы и рабочие места, выпишите все носители с персональными данными.
  2. Присвойте учётные номера и закрепите носители за ответственными работниками.
  3. Определите места хранения так, чтобы носители разных целей обработки хранились обособленно.
  4. Заведите журнал, пронумеруйте и прошейте его либо ведите в электронном виде с фиксацией изменений.
  5. Фиксируйте выдачу и возврат носителей в тот же день: журнал, заполняемый задним числом, не подтверждает ничего.
  6. При уничтожении носителя вносите реквизиты акта — журнал и акты должны сходиться.

Шаблон журнала

Скачать .docx

Готовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:

  1. № п/п
  2. Дата учёта
  3. Вид и наименование носителя
  4. Учётный (инвентарный) номер
  5. Категории персональных данных
  6. Цель обработки
  7. Место хранения
  8. Ответственный работник (Ф.И.О., должность)
  9. Выдан (кому, дата, подпись)
  10. Возвращён (дата, подпись)
  11. Отметка об уничтожении (дата, реквизиты акта)

Шаблон и собранный комплект — разные вещи

Шаблон выше — бесплатно

  • типовой текст с полями в квадратных скобках;
  • заполняете и правите сами — под свои процессы;
  • приказ о вводе в действие пишете отдельно;
  • за актуальностью следите сами.

Сборка под организацию — 1 000 ₽

  • текст собирается по вашим ответам: разделы, цели, сроки и меры зависят от того, что и как вы обрабатываете;
  • реквизиты и ответственные проставлены, расчёты выполнены;
  • в комплекте 3 документа: документ и всё, чем он вводится в действие;
  • пояснительная записка: кого знакомить, где хранить, когда переиздать;
  • оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2025 — печатать и подписывать можно как есть.
Собрать 3 документа — 1 000 ₽

Журнал учёта. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.

Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.

Частые вопросы

Какие носители нужно учитывать?

Материальные носители персональных данных при обработке без средств автоматизации: бумажные документы и журналы, личные дела, картотеки, фотоматериалы. Флеш-накопители, внешние и оптические диски — машинные носители: их учитывают в отдельном журнале учёта машинных носителей. Учёт помогает выполнить требования постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 об обособленном хранении и условиях, исключающих несанкционированный доступ.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если обеспечена достоверность записей и видно, кто и когда их вносил. Требования к форме журнала законодательство не устанавливает — важно, чтобы учёт фактически вёлся и подтверждался.

Обязателен ли журнал учёта носителей по закону?

Прямой нормы «вести журнал» нет. Обязательны сами требования к неавтоматизированной обработке (постановление Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687) и к безопасности данных (статья 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Журнал — общепринятый способ подтвердить их выполнение, и Роскомнадзор спрашивает его на проверке.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать комплект под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Документы придут в форматах DOCX и PDF, а после оплаты весь комплект можно скачать одним ZIP-архивом.

Вы получите 3 документа — всё, чем документ вводится в действие:

В комплекте также:

  • Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
  • Образец заполнения: несколько строк журнала для разных случаев ведения — обычная запись, нештатный случай, закрытие записи

Комплект приходит готовым к подписанию: реквизиты организации и ответственные проставлены, приказ ссылается на документ, документ — на приказ. Дописать останется дату и номер приказа — их присваивают при подписании.

Собрать 3 документа — 1 000 ₽

Журнал учёта. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.

Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.

Документы того же комплекта

Как заполнить уведомление в Роскомнадзор об обработке ПДн ✦ соберём
Какие сведения указывают в уведомлении об обработке персональных данных (статья 22 152-ФЗ), кому обязательно его подавать и как это сделать бесплатно через Портал персональных данных Роскомнадзора (pd.rkn.gov.ru). Готовый документ под вашу организацию — 700 ₽
Образец акта внутреннего расследования инцидента безопасности персональных данных ✦ соберём
Акт внутреннего расследования инцидента с персональными данными: что установить и зафиксировать, как связан с уведомлениями в Роскомнадзор в течение 24 и 72 часов и какие выводы делает комиссия оператора. Комплект из 2 документа под вашу организацию — 1 000 ₽
Образец акта контроля (анализа) защищённости ИСПДн ✦ соберём
Чем оформляется результат контроля защищённости информационной системы персональных данных: что проверялось и какими средствами, какие недостатки выявлены, что устранено и в какой срок, какой сделан вывод. Комплект из 6 документов под вашу организацию — 1 500 ₽
Образец акта о результатах внутреннего контроля обработки персональных данных ✦ соберём
Чем подтверждается исполнение обязанности вести внутренний контроль: таблица вопросов с результатом, выявленные несоответствия со сроками устранения и вывод о соответствии обработки. По пункту 4 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Комплект из 6 документов под вашу организацию — 1 500 ₽

Все образцы раздела: Персональные данные.

Нормативная основа: Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687. Подробный разбор — в статье «Бумажные оригиналы и ИСПДн: хранение и уничтожение».

Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.