Образец журнала учёта материальных носителей персональных данных

Носитель, который никто не считал, невозможно ни найти, ни списать: пропажу папки с личными делами обнаруживают, когда её спрашивает проверяющий. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации ведётся с соблюдением требований постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687: обособленное хранение носителей по целям обработки и условия, исключающие несанкционированный доступ. Журнал — способ подтвердить, что учёт ведётся. Ниже — его графы и правила ведения.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать документ под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Вместе с документом даём пояснительную записку: зачем он нужен, чем предусмотрен и как ввести в действие. Начало документа и записка — бесплатно; файлы PDF и DOCX — по запросу.

Сгенерировать индивидуально

Что должно быть в документе

вид и наименование каждого носителя: журнал, папка личных дел, съёмный диск, флеш-накопитель;
учётный номер, по которому носитель опознаётся однозначно;
категории персональных данных на носителе и цель обработки — от неё зависит обособленность хранения (постановление Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687);
место хранения: помещение, шкаф, сейф;
ответственного работника, за которым носитель закреплён;
движение носителя: кому и когда выдан, когда возвращён;
отметку об уничтожении с реквизитами акта (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179);
нумерацию, прошивку и заверение журнала подписью и печатью — для бумажной формы.

Как оформить

Проведите инвентаризацию: обойдите шкафы и рабочие места, выпишите все носители с персональными данными.
Присвойте учётные номера и закрепите носители за ответственными работниками.
Определите места хранения так, чтобы носители разных целей обработки хранились обособленно.
Заведите журнал, пронумеруйте и прошейте его либо ведите в электронном виде с фиксацией изменений.
Фиксируйте выдачу и возврат носителей в тот же день: журнал, заполняемый задним числом, не подтверждает ничего.
При уничтожении носителя вносите реквизиты акта — журнал и акты должны сходиться.

Шаблон журнала

Скачать .docx

Готовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:

№ п/п
Дата учёта
Вид и наименование носителя
Учётный (инвентарный) номер
Категории персональных данных
Цель обработки
Место хранения
Ответственный работник (Ф.И.О., должность)
Выдан (кому, дата, подпись)
Возвращён (дата, подпись)
Отметка об уничтожении (дата, реквизиты акта)

Сформируйте этот документ под свой профиль — с подстановкой реквизитов и без ошибок.

Сформировать в ГрамотаИБ

Частые вопросы

Какие носители нужно учитывать?

Материальные носители персональных данных: бумажные документы и журналы, личные дела, а также съёмные машинные носители — флеш-накопители, внешние диски, оптические диски. Учёт помогает выполнить требования постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 об обособленном хранении и условиях, исключающих несанкционированный доступ.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если обеспечена достоверность записей и видно, кто и когда их вносил. Требования к форме журнала законодательство не устанавливает — важно, чтобы учёт фактически вёлся и подтверждался.

Обязателен ли журнал учёта носителей по закону?

Прямой нормы «вести журнал» нет. Обязательны сами требования к неавтоматизированной обработке (постановление Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687) и к безопасности данных (статья 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Журнал — общепринятый способ подтвердить их выполнение, и Роскомнадзор спрашивает его на проверке.

Нормативная основа: Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687. Подробный разбор — в статье «Бумажные оригиналы и ИСПДн: хранение и уничтожение».

Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.