Образец журнала учёта предоставления и прекращения доступа к персональным данным
Доступ к персональным данным дают только тем работникам, кому он нужен для исполнения обязанностей, и в объёме этих обязанностей. Журнал показывает, кому и что открыто, а главное — что доступ вовремя закрыт: именно незакрытый доступ уволенного и оказывается на проверке главным вопросом.
Собрать комплект под вашу организацию
Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Это полный комплект: сам документ и всё, чем он вводится в действие.
- Журнал учёта предоставления и прекращения доступа к ПДн — с вашими реквизитами, в PDF и DOCX
- Порядок ведения журналов учёта персональных данных — в том же комплекте, без доплаты
- Приказ об утверждении форм журналов учёта и назначении ответственных за их ведение — в том же комплекте, без доплаты
- Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
- Образец заполнения: несколько строк журнала для разных случаев ведения — обычная запись, нештатный случай, закрытие записи
Документ по вашим ответам. Оплата разовая, подписка не нужна.
Что должно быть в документе
- кто получил доступ: ФИО, должность и подразделение;
- к чему именно — информационная система или место хранения бумажных носителей;
- объём прав: просмотр, внесение, выгрузка, передача;
- основание предоставления — приказ или заявка руководителя;
- даты предоставления и прекращения доступа с основанием прекращения.
Как оформить
- Определите, кому доступ нужен по должностным обязанностям: перечень таких лиц утверждается оператором (пункт 2 части 1 статьи 18.1 и статья 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
- Заведите журнал и утвердите его форму приказом вместе с порядком ведения — иначе записи ведутся как придётся и доказательной силы не имеют.
- Вносите запись в день предоставления доступа, а не задним числом: журнал доказывает не факт доступа, а его своевременность.
- Закрывайте доступ в день увольнения или перевода и сразу заполняйте графу прекращения: незакрытый доступ уволенного — типовая находка проверки.
- Сверяйте журнал с фактическими правами в системах не реже раза в год: расхождение означает, что журнал ведут, а доступ живёт своей жизнью.
Шаблон журнала
Скачать .docxГотовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:
- № п/п
- ФИО работника
- Должность и подразделение
- Информационная система или место хранения
- Объём (права) доступа
- Основание предоставления (приказ, заявка)
- Дата предоставления
- Дата прекращения и основание
Сформируйте этот документ под свой профиль — с подстановкой реквизитов и без ошибок.
Сформировать в ГрамотаИБЧастые вопросы
Обязателен ли журнал учёта доступа по закону?
Прямого требования вести журнал именно такой формы нет. Обязанность — разграничивать доступ и контролировать принимаемые меры (статья 19 и пункт 4 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), а журнал — самый простой способ подтвердить, что разграничение работает и доступ закрывается вовремя.
Нужно ли вести журнал, если доступ настраивается в информационной системе?
Настройки системы показывают текущее состояние, но не историю: кто и когда дал доступ, на каком основании и когда он был закрыт. Журнал отвечает на эти вопросы, поэтому его ведут и при технической настройке прав.
Собрать комплект под вашу организацию
Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам.
Вы получите 3 документа — всё, чем документ вводится в действие:
- Журнал учёта предоставления и прекращения доступа к ПДн — с вашими реквизитами, в PDF и DOCX
- Порядок ведения журналов учёта персональных данных — в том же комплекте, без доплаты
- Приказ об утверждении форм журналов учёта и назначении ответственных за их ведение — в том же комплекте, без доплаты
В комплекте также:
- Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
- Образец заполнения: несколько строк журнала для разных случаев ведения — обычная запись, нештатный случай, закрытие записи
Комплект приходит готовым к подписанию: реквизиты организации и ответственные проставлены, приказ ссылается на документ, документ — на приказ. Дописать останется дату и номер приказа — их присваивают при подписании.
Собрать 3 документа — 1 000 ₽Документ по вашим ответам. Оплата разовая, подписка не нужна.
Документы того же комплекта
Все образцы раздела: Персональные данные.
Нормативная основа: 152-ФЗ «О персональных данных». Подробный разбор — в статье «Документы по защите информации: что и зачем».
Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.