Образец журнала учёта сертификатов и носителей электронной подписи

Журнал отвечает на три вопроса, которые обычно задают внезапно: какие подписи у организации есть, у кого на руках носители и не истёк ли срок. Просроченный сертификат обнаруживается в день сдачи отчётности, а отозванный при увольнении — только если его отзыв кто-то зафиксировал.

Как получить документ

Два пути: собрать под свою организацию за 1 500 ₽ или купить готовый образец за 1 000 ₽.

Чем отличаются
	Под вашу организацию	Без данных организации
Реквизиты и сведения организации	✓ подставлены	впишете сами в бланк
Готов к подписи	✓ да	после заполнения
Документы комплекта	✓ 3 документа	только этот документ
Образец заполнения	✓ вариант вашей сферы	✓ один вариант на выбор
Что сообщаете о себе	ИНН и ответы анкеты	только почту
Цена	1 500 ₽	1 000 ₽

Что должно быть в документе

владельца сертификата: ФИО и должность;
удостоверяющий центр и серийный номер сертификата;
ключевой носитель, на котором хранится ключ, и его учётный номер;
срок действия сертификата — от и до;
статус: действует, отозван, истёк, с отметкой о возврате носителя.

Как оформить

Соберите сведения обо всех действующих сертификатах организации, включая подписи для торговых площадок и специализированных систем.
Заведите журнал и утвердите его форму приказом о порядке использования электронной подписи.
Вносите запись при получении сертификата, а не задним числом: журнал нужен для контроля сроков.
Проверяйте сроки не реже раза в квартал — сертификаты истекают тихо.
При увольнении владельца отзывайте сертификат, получайте носитель и делайте отметку в графе статуса.

Шаблон журнала

Скачать .docx

Готовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:

№ п/п
Владелец (ФИО, должность)
Удостоверяющий центр
Серийный номер сертификата
Ключевой носитель (тип, учётный номер)
Действует с
Действует по
Статус и отметки

Шаблон и собранный комплект — разные вещи

Шаблон выше — пустая форма журнала. Комплект — 3 документа и пояснительная записка, около 10 страниц.

Шаблон выше — бесплатно

форма журнала: 8 граф, без записей;
порядок ведения журнала и приказ об утверждении формы пишете сами;
заполняете и правите сами — под свои процессы;
за актуальностью следите сами.

Сборка под организацию — 1 500 ₽

3 документа ≈10 страниц

сам журнал — та же форма, но с реквизитами организации;
ещё 2 документа к нему — то, чем он вводится в действие (состав — в блоке у цены вверху);
пояснительная записка — около 7 страниц: кого знакомить, где хранить, когда переиздать;
реквизиты и ответственные проставлены, оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2025 — печатать и подписывать можно как есть.

Объём посчитан для примерной организации с работниками и одной информационной системой. У вашей он зависит от ответов.

Собрать 3 документа — 1 500 ₽

Документ с подробным образцом заполнения. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.

Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.

Частые вопросы

Нужно ли учитывать сертификаты, выданные на сотрудников как на физических лиц?

Да, если они применяются для работы организации по машиночитаемой доверенности: это её рабочий инструмент, и контроль сроков и возврата носителей нужен так же.

Чем журнал сертификатов отличается от журнала поэкземплярного учёта СКЗИ?

Журнал поэкземплярного учёта ведётся по правилам приказа ФАПСИ от 13.06.2001 № 152 и касается самих средств криптографической защиты и ключевых документов. Журнал сертификатов — учёт подписей и их сроков; на практике они дополняют друг друга.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать комплект под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Документы придут в форматах DOCX и PDF, а после оплаты весь комплект можно скачать одним ZIP-архивом.

Вы получите 3 документа — всё, чем документ вводится в действие:

Журнал учёта сертификатов и носителей электронной подписи — с вашими реквизитами, в PDF и DOCX
Приказ об утверждении Порядка использования электронной подписи и МЧД — в том же комплекте, без доплаты
Обоснование недопустимости дубликатов УКЭП и необходимости МЧД — в том же комплекте, без доплаты

В комплекте также:

Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
Образцы заполнения и для других документов комплекта — 2 документа
Образец заполнения за вымышленную организацию вашей сферы — подберём из 9 вариантов по виду деятельности: видно, что и как вписывать в каждое место, даже если ваших ответов не хватило

Комплект приходит готовым к подписанию: реквизиты организации и ответственные проставлены, приказ ссылается на документ, документ — на приказ. Дописать останется дату и номер приказа — их присваивают при подписании.

Собрать 3 документа — 1 500 ₽

Документ с подробным образцом заполнения. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.

Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.