ГрамотаИБ
Начать бесплатно

Образец журнала учёта сертификатов и носителей электронной подписи

Журнал отвечает на три вопроса, которые обычно задают внезапно: какие подписи у организации есть, у кого на руках носители и не истёк ли срок. Просроченный сертификат обнаруживается в день сдачи отчётности, а отозванный при увольнении — только если его отзыв кто-то зафиксировал.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать комплект под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Это полный комплект: сам документ и всё, чем он вводится в действие.

  • Журнал учёта сертификатов и носителей электронной подписи — с вашими реквизитами, в PDF и DOCX
  • Приказ об утверждении форм журналов учёта и назначении ответственных за их ведение — в том же комплекте, без доплаты
  • Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
  • Образец заполнения: несколько строк журнала для разных случаев ведения — обычная запись, нештатный случай, закрытие записи
Собрать 2 документа — 1 000 ₽

Документ по вашим ответам. Оплата разовая, подписка не нужна.

Что должно быть в документе

  • владельца сертификата: ФИО и должность;
  • удостоверяющий центр и серийный номер сертификата;
  • ключевой носитель, на котором хранится ключ, и его учётный номер;
  • срок действия сертификата — от и до;
  • статус: действует, отозван, истёк, с отметкой о возврате носителя.

Как оформить

  1. Соберите сведения обо всех действующих сертификатах организации, включая подписи для торговых площадок и специализированных систем.
  2. Заведите журнал и утвердите его форму приказом о порядке использования электронной подписи.
  3. Вносите запись при получении сертификата, а не задним числом: журнал нужен для контроля сроков.
  4. Проверяйте сроки не реже раза в квартал — сертификаты истекают тихо.
  5. При увольнении владельца отзывайте сертификат, получайте носитель и делайте отметку в графе статуса.

Шаблон журнала

Скачать .docx

Готовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:

  1. № п/п
  2. Владелец (ФИО, должность)
  3. Удостоверяющий центр
  4. Серийный номер сертификата
  5. Ключевой носитель (тип, учётный номер)
  6. Действует с
  7. Действует по
  8. Статус и отметки

Сформируйте этот документ под свой профиль — с подстановкой реквизитов и без ошибок.

Сформировать в ГрамотаИБ

Частые вопросы

Нужно ли учитывать сертификаты, выданные на сотрудников как на физических лиц?

Да, если они применяются для работы организации по машиночитаемой доверенности: это её рабочий инструмент, и контроль сроков и возврата носителей нужен так же.

Чем журнал сертификатов отличается от журнала поэкземплярного учёта СКЗИ?

Журнал поэкземплярного учёта ведётся по правилам приказа ФАПСИ от 13.06.2001 № 152 и касается самих средств криптографической защиты и ключевых документов. Журнал сертификатов — учёт подписей и их сроков; на практике они дополняют друг друга.

✦ Индивидуальная сборка

Собрать комплект под вашу организацию

Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам.

Вы получите 2 документа — всё, чем документ вводится в действие:

  • Журнал учёта сертификатов и носителей электронной подписи — с вашими реквизитами, в PDF и DOCX
  • Приказ об утверждении форм журналов учёта и назначении ответственных за их ведение — в том же комплекте, без доплаты

В комплекте также:

  • Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
  • Образец заполнения: несколько строк журнала для разных случаев ведения — обычная запись, нештатный случай, закрытие записи

Комплект приходит готовым к подписанию: реквизиты организации и ответственные проставлены, приказ ссылается на документ, документ — на приказ. Дописать останется дату и номер приказа — их присваивают при подписании.

Собрать 2 документа — 1 000 ₽

Документ по вашим ответам. Оплата разовая, подписка не нужна.

Документы того же комплекта

Образец обоснования: почему нельзя дублировать УКЭП и нужна МЧД ✦ соберём
Обоснование со ссылками на 63-ФЗ о том, почему нельзя создавать дубликаты УКЭП руководителя и передавать её сотрудникам, и почему работники подписывают документы от имени организации своей УКЭП физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Образец приказа о порядке использования электронной подписи и машиночитаемых доверенностей ✦ соберём
Что должно быть в приказе о порядке использования электронной подписи: кто владеет сертификатами, правила обращения с ключами, применение машиночитаемых доверенностей вместо дубликатов УКЭП руководителя, ответственные и учёт.

Все образцы раздела: Электронная подпись и МЧД.

Нормативная основа: 63-ФЗ «Об электронной подписи». Подробный разбор — в статье «МЧД и минимизация УКЭП руководителя».

Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.