Образец обоснования: почему нельзя дублировать УКЭП и нужна МЧД

Что должно быть в документе

• ссылки на 63-ФЗ: статья 10 (конфиденциальность ключа) и статья 17.2 (МЧД; для ИП — статья 17.3), а также 476-ФЗ;
• указание, что дубликат УКЭП (копия ключа или передача токена) недопустим и нарушает правила эксплуатации СКЗИ (ПКЗ-2005, Инструкция ФАПСИ № 152);
• правило: сотрудники подписывают документы своей УКЭП физлица и МЧД (с 1 сентября 2023 года);
• вывод о запрете передачи и копирования УКЭП руководителя и о минимизации её использования;
• утверждение руководителем и указание ответственного.

Как оформить

1. Закрепите, что УКЭП руководителя не передаётся и не копируется.
2. Обеспечьте каждому подписанту собственную УКЭП физического лица.
3. Оформите машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников с нужными полномочиями.
4. Утвердите документ и ознакомьте с ним работников.

Типовой образец, актуален на 2026 год. Это ориентир — заполните поля в квадратных скобках и адаптируйте под свои процессы. Чтобы собрать документ под ваш профиль, с подстановкой реквизитов и в актуальной редакции, воспользуйтесь сервисом.

[Наименование организации]

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель [наименование организации]
______________ / [расшифровка подписи] /
«___» __________ 20__ г.

ОБОСНОВАНИЕ
недопустимости создания дубликатов УКЭП и необходимости использования
машиночитаемой доверенности (МЧД) для работы сотрудников от имени организации

1. УКЭП — аналог собственноручной подписи конкретного лица (63-ФЗ, статьи 2, 6, 17). УКЭП, в сертификате которой указано юридическое лицо, выдаётся удостоверяющим центром ФНС России на имя руководителя.

2. Создание дубликатов УКЭП (копирование закрытого ключа, передача токена другому лицу) недопустимо: статья 10 63-ФЗ требует обеспечивать конфиденциальность ключа и не допускать его использования без согласия владельца; правила эксплуатации СКЗИ (ПКЗ-2005 — приказ ФСБ России № 66; Инструкция ФАПСИ № 152) запрещают копирование ключевых документов и передачу СКЗИ неуполномоченным лицам. Использование подписи при нарушенной конфиденциальности ключа не освобождает владельца от ответственности.

3. Электронный документ, подписанный УКЭП руководителя, порождает последствия для организации; риски использования подписи и её ключа несёт владелец сертификата, поэтому подписание посторонним лицом создаёт для руководителя неконтролируемые риски.

4. Сотрудники подписывают документы от имени организации своей УКЭП физического лица и машиночитаемой доверенностью (МЧД) — статья 17.2 63-ФЗ (для ИП — статья 17.3), введена Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ. С 1 сентября 2023 года это общее правило; «сертификаты сотрудника» с этой даты не выдаются.

Выводы: передача и копирование УКЭП руководителя запрещаются; сотрудникам оформляются МЧД с необходимым объёмом полномочий; использование УКЭП руководителя минимизируется.

Ответственный за организацию использования электронной подписи: ______________ / [расшифровка подписи] /

Частые вопросы