Образец журнала учёта машинных носителей персональных данных
Учёт машинных носителей закон называет прямо: пункт 5 части 2 статьи 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, а приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 выделяет его в меру ЗНИ.1. Учитывают носитель, а не файлы на нём: журнал отвечает, какие носители есть, у кого каждый и что с ним стало.
Собрать комплект под вашу организацию
Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Это полный комплект: сам документ и всё, чем он вводится в действие.
- Журнал учёта машинных носителей ПДн — с вашими реквизитами, в PDF и DOCX
- Порядок ведения журналов учёта персональных данных — в том же комплекте, без доплаты
- Приказ об утверждении форм журналов учёта и назначении ответственных за их ведение — в том же комплекте, без доплаты
- Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
- Образец заполнения: несколько строк журнала для разных случаев ведения — обычная запись, нештатный случай, закрытие записи
Журнал учёта. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.
Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.
Что должно быть в документе
- учётный номер носителя — он же наносится на сам носитель;
- вид и заводской номер: флеш-накопитель, внешний или встроенный диск, оптический диск, носитель резервных копий;
- информационную систему, данные которой записываются на носитель;
- кому выдан носитель — должность и фамилия, с датой выдачи и подписью;
- дату возврата с подписью;
- отметку о снятии с учёта: дату, основание и реквизиты акта.
Как оформить
- Проведите инвентаризацию носителей и присвойте каждому учётный номер.
- Нанесите учётный номер на корпус носителя — номер только в журнале ничего не доказывает.
- Встроенные диски серверов и рабочих станций учитывайте по заводским номерам; отдельная запись нужна при замене, ремонте и списании диска.
- Выдавайте носители под подпись и отмечайте возврат; каждую выдачу записывайте новой строкой, не исправляя прежние.
- Сверяйте журнал с фактическим наличием носителей с периодичностью, установленной инструкцией, и при увольнении работника.
- Снимайте носитель с учёта только с основанием — актом уничтожения или списания.
Шаблон журнала
Скачать .docxГотовая форма журнала, актуальна на 2026 год. Скачайте .docx (альбомная ориентация), распечатайте или ведите электронно. Графы журнала:
- № п/п
- Учётный номер
- Вид, заводской номер
- Информационная система
- Кому выдан (должность, ФИО)
- Место хранения
- Дата выдачи, подпись
- Дата возврата, подпись
- Снят с учёта (дата, основание, акт)
Шаблон и собранный комплект — разные вещи
Шаблон выше — бесплатно
- типовой текст с полями в квадратных скобках;
- заполняете и правите сами — под свои процессы;
- приказ о вводе в действие пишете отдельно;
- за актуальностью следите сами.
Сборка под организацию — 1 000 ₽
- текст собирается по вашим ответам: разделы, цели, сроки и меры зависят от того, что и как вы обрабатываете;
- реквизиты и ответственные проставлены, расчёты выполнены;
- в комплекте 3 документа: документ и всё, чем он вводится в действие;
- пояснительная записка: кого знакомить, где хранить, когда переиздать;
- оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2025 — печатать и подписывать можно как есть.
Журнал учёта. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.
Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.
Частые вопросы
Нужно ли записывать, какие файлы лежат на носителе?
Нет. Учитывают носитель, а не его содержимое: журнал показывает, какой это носитель, у кого он и что с ним стало. Что можно записывать на носитель, устанавливает инструкция по защите машинных носителей.
Чем этот журнал отличается от журнала материальных носителей?
Журнал материальных носителей ведут по постановлению Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 для бумажных документов, личных дел и картотек при обработке без средств автоматизации. Флешки и диски информационных систем учитывают в журнале машинных носителей.
Учитывать ли встроенные диски компьютеров?
Да, это тоже машинные носители персональных данных. Их удобно учитывать по заводским номерам и делать запись при замене, ремонте и списании: тогда видно, что диск с данными не ушёл в ремонт или на утилизацию без очистки.
Можно ли вести журнал в электронном виде?
Можно, если видно, кто и когда внёс каждую запись, а прежние записи не исправляются. Форму журнала законодательство не устанавливает.
Собрать комплект под вашу организацию
Реквизиты подставим по ИНН из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, содержание — по вашим ответам. Документы придут в форматах DOCX и PDF, а после оплаты весь комплект можно скачать одним ZIP-архивом.
Вы получите 3 документа — всё, чем документ вводится в действие:
- Журнал учёта машинных носителей ПДн — с вашими реквизитами, в PDF и DOCX
- Порядок ведения журналов учёта персональных данных — в том же комплекте, без доплаты
- Приказ об утверждении форм журналов учёта и назначении ответственных за их ведение — в том же комплекте, без доплаты
В комплекте также:
- Пояснительная записка: зачем документ нужен, каким актом предусмотрен, что в нём обязательно должно быть и как ввести его в действие
- Образец заполнения: несколько строк журнала для разных случаев ведения — обычная запись, нештатный случай, закрытие записи
Комплект приходит готовым к подписанию: реквизиты организации и ответственные проставлены, приказ ссылается на документ, документ — на приказ. Дописать останется дату и номер приказа — их присваивают при подписании.
Собрать 3 документа — 1 000 ₽Журнал учёта. Оплата разовая, подписка не нужна: картой или по счёту.
Пока файл не выгружен, деньги возвращаются полностью.
Документы того же комплекта
Все образцы раздела: Персональные данные.
Нормативная основа: Приказ ФСТЭК России № 21 (меры защиты ПДн в ИСПДн). Подробный разбор — в статье «Учёт машинных носителей в организации: как выполнить требования ЗНИ».
Материал носит справочный характер и не заменяет юридическую оценку под конкретную ситуацию.