Школа собирает данные родителей через Яндекс Форму: насколько это законно

Собрать с родителей данные через онлайн-форму удобно: ссылка в чат — и анкеты готовы. Но в форму попадают ФИО детей и родителей, телефоны, иногда сведения о здоровье, поэтому возникает вопрос: насколько это законно по 152-ФЗ? Короткий ответ: использовать Яндекс Формы можно, и это даже лучше зарубежных сервисов, но при нескольких условиях. Разберём, как сделать правильно.

Школа здесь — оператор персональных данных

Когда школа собирает анкеты родителей и детей для своих задач, она определяет цели и состав обработки, значит, выступает оператором по 152-ФЗ и отвечает за законность сбора. То, что форма сделана в стороннем сервисе, ответственности со школы не снимает — подробнее о том, кто за что отвечает в образовательной организации, в статье «Персональные данные в школе и детском саду».

Сервис форм — это обработчик

Яндекс Формы хранят и обрабатывают ответы на своих серверах, то есть сервис обрабатывает персональные данные по заданию школы — это обработчик. По части 3 статьи 6 152-ФЗ отношения с обработчиком оформляются поручением с обязательными условиями: перечень данных и действий, цели, конфиденциальность, требования к безопасности (статья 19) и локализации; условия использования сервиса годятся, только если реально их содержат и школа может на них сослаться. Подробнее — в статье «Поручение на обработку ПДн». Ответственность перед родителями при этом остаётся на школе.

Локализация: чем Яндекс лучше зарубежных форм

Главное требование при сборе данных через интернет — локализация: запись и хранение персональных данных граждан РФ должны идти в базах на территории России (часть 5 статьи 18 152-ФЗ). Здесь у Яндекс Форм преимущество: при условии, что по договору и документации сервиса ответы хранятся в дата-центрах на территории России, локализация выполняется (это стоит проверить в условиях конкретного сервиса). А вот Google Формы и другие зарубежные сервисы хранят данные на иностранных серверах: если при сборе запись и хранение данных граждан РФ идут сразу в иностранной базе, это нарушает локализацию и порождает трансграничную передачу (см. трансграничную передачу). Поэтому для школьных анкет российский сервис форм — правильный выбор, а Google Forms лучше не использовать.

Что обязательно должно быть в форме

• Доступ к политике обработки ПДнПерсональные данные — Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу (субъекту ПДн). прямо на форме (ссылка на странице сбора, а не где-то в глубине сайта) и информирование о том, кто оператор и с какой целью собираются данные (часть 2 статьи 18.1).
• Правовое основание. Обязательные для обучения, учёта и безопасности данные собираются на основании закона (полномочия по 273-ФЗ, пункт 2 части 1 статьи 6), а всё дополнительное — необязательные кружки, фото, рассылки, сторонние сервисы — требует отдельного согласия законного представителя; виды согласий — в статье «Согласие на обработку ПДн».
• Чек-бокс согласия, не отмеченный по умолчанию, когда основанием выступает именно согласие.
• Минимизация полей. Спрашивайте только то, что реально нужно для цели; лишние СНИЛС, паспортные данные и реквизиты документов в массовую форму собирать не стоит.

Данные детей и специальные категории

Данные ребёнка собираются через законного представителя (родителя). Сведения о здоровье (диагнозы, медсправки, особенности развития, причины пропусков по болезни) — это специальная категория (статья 10 152-ФЗ) с повышенными требованиями; в обычную анкету их включать не следует, а если без них не обойтись — обрабатывать с надлежащим основанием и защитой.

Доступ к ответам и хранение

• Ограничьте доступ к таблице ответов кругом ответственных сотрудников; не делайте результаты общедоступными по ссылке.
• Не публикуйте ответы и не пересылайте их в общие чаты.
• Удаляйте данные по достижении цели (когда сбор отработан), не храните бессрочно.

Что принять и оформить: локальные акты школы

Сбор анкет через форму — обычная обработка персональных данных, и закрывается она теми же документами, что и остальная работа школы. Ниже — что должно быть у оператора и что в каждом документе относится именно к сбору через форму.

База оператора

• Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных (статья 22.1). Это человек, который решает, можно ли заводить очередную форму и какие поля в ней допустимы — что должно быть в приказе.
• Политика в отношении обработки персональных данных (часть 2 статьи 18.1). Публикуется на сайте школы, и ссылка на неё ставится прямо на странице формы. В политике названы цели, состав данных, сроки хранения и то, что к обработке привлекаются другие лица — разбор состава политики.
• Положение об обработке и защите персональных данных — внутренний порядок. Для формы в нём важен отдельный пункт: кто вправе создавать формы, от чьего имени, куда выгружаются ответы, кто и когда их удаляет.
• Приказ об утверждении перечня обрабатываемых персональных данных и обоснование состава. Именно ими школа отвечает на вопрос «зачем вам в анкете СНИЛС».
• Приказ об утверждении перечня лиц, допущенных к обработке. Ответы должны быть доступны названным в нём работникам, а не всем, кому переслали ссылку.

Отношения с сервисом форм

• Поручение на обработку персональных данных (часть 3 статьи 6): перечень данных и действий, цели, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования статьи 19, место обработки. Если школа работает по публичным условиям сервиса, надо убедиться, что они всё это содержат, и сохранить их копию с датой — что должно быть в поручении.
• Сведения о размещении баз данных. Где физически хранятся ответы — часть перечня информационных систем и мест хранения. Требование о записи и хранении данных граждан России в базах на территории страны установлено частью 5 статьи 18.

Документы для родителей

• Согласие законного представителя (часть 4 статьи 9) — там, где основанием служит согласие. С 1 сентября 2025 года оно оформляется отдельно от иных документов, которые человек подписывает или подтверждает (Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ): галочка под общим текстом анкеты этому не отвечает — нужен самостоятельный документ или отдельно оформленный блок согласия. Образец согласия.
• Согласие на распространение (статья 10.1), если фотографии, имена победителей или списки будут опубликованы на сайте или в социальных сетях. Его содержание определено приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18, и обычное согласие на обработку его не заменяет.
• Разъяснение юридических последствий отказа предоставить данные (часть 2 статьи 18) — там, где предоставление обязательно в силу закона.

Учёт, обращения и уничтожение

• Журнал учёта согласий и журнал учёта обращений субъектов: по ним видно, на каком основании собраны данные и как школа отвечает родителям.
• Порядок работы с обращениями и инцидентами. Родитель вправе спросить, какие данные о нём и ребёнке есть, и отозвать согласие; при утечке оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов о факте и 72 часов — о результатах внутреннего расследования (часть 3.1 статьи 21).
• Приказ о комиссии по уничтожению и акт об уничтожении. Подтверждать уничтожение нужно так, как требует приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: при неавтоматизированной обработке — актом, при обработке с использованием средств автоматизации — актом и выгрузкой из журнала регистрации событий; подтверждения хранятся три года. «Удалили таблицу» подтверждением не является.
• Акт оценки вреда, который может быть причинён субъектам (пункт 5 части 1 статьи 18.1; требования утверждены приказом Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178).

Если ответы попадают в школьную систему

Выгрузили таблицу в школьную базу, электронный журнал или на файловый сервер — появляется информационная система персональных данных. К ней добавляются определение уровня защищённости по постановлению Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119, модель угроз и меры защиты по приказу ФСТЭКФедеральная служба по техническому и экспортному контролю — Регулятор технической защиты информации (ИСПДн, ГИС, КИИ); ведёт реестр сертифицированных СЗИ. России от 18.02.2013 № 21.

Уведомление Роскомнадзора

Школа как оператор подаёт уведомление об обработке персональных данных (статья 22). Если из-за формы появилась новая цель, новая категория данных или новое лицо, обрабатывающее данные по поручению, сведения в уведомлении обновляют: на это отводится срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений (часть 7 статьи 22).

Как привести сбор в соответствие: по шагам

До того, как разослать ссылку

1. Назовите цель и основание для каждого поля. Данные, без которых школа не выполнит обязанность по Федеральному закону от 29.12.2012 № 273-ФЗ, собираются по закону (пункт 2 части 1 статьи 6); всё остальное — по согласию. Поле, для которого не нашлось ни того, ни другого, из формы убирается.
2. Уберите лишнее. Паспортные данные, СНИЛС и реквизиты документов в массовой анкете почти всегда лишние. Сведения о здоровье — специальная категория (статья 10), в общую форму они не идут.
3. Проверьте, где хранятся ответы, и оформите отношения с сервисом как с обработчиком.
4. Заведите форму от имени школы, а не с личного аккаунта учителя: доступ к ответам должен пережить отпуск и увольнение.
5. Соберите титульный блок формы: кто оператор (наименование и адрес), для чего собираются данные, ссылка на политику, текст согласия и отметка согласия — не проставленная заранее.
6. Решите, кто видит ответы и сколько они живут. Срок хранения записывается до сбора, а не после.

Пока форма открыта

1. Не пересылайте ответы в родительские чаты и не публикуйте таблицу по ссылке.
2. Ведите учёт согласий: без него через полгода не ответить, на каком основании собраны данные.
3. Исполняйте отзыв согласия: обработку по этому основанию прекращают, запись удаляют.

Когда сбор закончен

1. Закройте форму, чтобы ответы не продолжали приходить.
2. Перенесите нужное в школьную систему, а таблицу в сервисе удалите — вместе с копиями в загрузках и почте.
3. Оформите уничтожение актом и отметьте его в журнале.

Типичные ошибки

• Google Формы. Сбор данных россиян сразу в зарубежном сервисе конфликтует с требованием о локализации.
• Нет политики и согласия. Форма собирает данные без ссылки на политику и без согласия там, где оно требуется.
• Лишние поля. Просят паспорт, СНИЛС и сведения о здоровье без необходимости.
• Открытый доступ к ответам. Таблица с ответами доступна по ссылке всем.
• Хранят вечно. Данные из формы лежат годами после того, как цель достигнута.

Главное

Собирать данные родителей через Яндекс Форму школе можно: ответы хранятся в России, и это выгодно отличает сервис от Google Форм, нарушающих локализацию. Но школа остаётся оператором, сервис форм — обработчиком. Форма закрывается не настройками, а документами: политика со ссылкой на странице сбора, поручение с оператором сервиса, отдельное согласие там, где оно нужно, перечень допущенных к ответам, срок хранения и акт об уничтожении. Собрать только необходимый минимум полей и не включать без нужды сведения о здоровье — самая дешёвая часть работы и самая действенная.