Электронное или бумажное хранение: можно ли оставить только сканы документов

Организация получила от клиента или контрагента подписанный бумажный документ, отсканировала его и загрузила в CRM, 1С или систему электронного архива. Можно ли теперь уничтожить бумагу? Короткий ответ: обычно нет. Скан облегчает поиск и текущую работу, но сам по себе не заменяет оригинал, из которого он изготовлен.

Отсюда не следует, что закон всегда требует два архива. Если документ изначально создан в электронной форме и надлежащим образом подписан, бумажный экземпляр чаще всего вообще не нужен. Главная задача — не выбрать «бумагу» или «цифру» для всей организации, а определить юридически значимый оригинал каждого вида документов и хранить именно его установленный срок.

Скан, электронный образ и электронный документ — не одно и то же

Скан-копия, или электронный образ, — файл с изображением бумажного документа. Он воспроизводит текст, подписи и печати, но подпись на изображении остаётся лишь изображением собственноручной подписи. Сканирование не превращает её в электронную подпись и не переносит в файл все свойства бумажного оригинала.

Электронный документ создаётся сразу в электронной форме и подписывается электронной подписью. Часть 1 статьи 6 63-ФЗ об электронной подписи признаёт документ с квалифицированной электронной подписью равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует исключительно бумажную форму. Простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись тоже может заменить собственноручную, если это предусмотрено законом, нормативным актом или соглашением участников и позволяет проверить подпись.

Поэтому решающим является не место хранения файла, а способ создания и подписания. PDF, полученный через ЭДО и подписанный электронной подписью, — электронный оригинал. PDF, полученный сканированием подписанного листа, — копия бумажного оригинала. Подписание организацией скана своей электронной подписью может удостоверить соответствие копии имеющемуся у неё оригиналу, но не заменяет подпись клиента или контрагента под исходным документом.

Общее правило: хранить нужно оригинал в той форме, в которой он создан

Статья 160 ГК РФ допускает письменную сделку с помощью электронных или иных технических средств, если содержание можно воспроизвести в неизменном виде, а использованный способ позволяет достоверно определить лицо, выразившее волю. Для простой и неквалифицированной электронной подписи условия лучше прямо закрепить в договоре или правилах сервиса: какие идентификаторы используются, кто контролирует номер телефона или учётную запись, какое действие считается подписанием и как стороны проверяют подпись.

Хранение обычных сканов без электронной подписи

Обычный PDF или JPEG без присоединённой электронной подписи может быть полезным доказательством, но его статус зависит от происхождения. Скан бумажного документа с собственноручными подписями остаётся копией: если бумажный оригинал существует, хранить вместо него один скан рискованно. В файле нет криптографической связи с подписантами, а при споре нельзя исследовать бумагу и штрихи подписи.

Если стороны обменялись сканами по согласованным адресам электронной почты, отсутствие квалифицированной электронной подписи не означает, что договор автоматически незаключён. Статьи 160 и 434 ГК РФ допускают обмен электронными документами и иными данными, когда можно воспроизвести условия и достоверно установить отправителя. Поэтому вместе со сканом сохраняют исходное письмо с заголовками и вложением, всю цепочку согласования, сведения о согласованных адресах, версию документа, платежи и иные доказательства исполнения. Один файл, вырванный из переписки, доказывает значительно меньше.

Если файл вообще не содержит подписи клиента или контрагента, сам по себе он обычно не подтверждает принятие условий. Договор может подтверждаться акцептом оферты, оплатой или исполнением, но значение тогда имеют эти действия и их связь с лицом, а не наличие PDF. Для документов, которым закон предписывает подпись и специальные реквизиты, неподписанного скана недостаточно.

Хранить простые сканы можно, в том числе как письменные доказательства по статье 71 ГПК РФ и статье 75 АПК РФ. Но допустимое доказательство не равно полноценной замене оригинала. Если содержание или подлинность оспорят, а оригинала и надёжного электронного следа нет, риск несёт организация, уничтожившая бумагу.

Договоры с клиентами и контрагентами

Для большинства обычных договоров гражданское законодательство не устанавливает единственную допустимую форму носителя. Договор можно заключить на бумаге, через оператора ЭДО, обменом подписанными электронными документами или иным способом, который позволяет установить содержание и автора волеизъявления. Но последующая оцифровка уже подписанного бумажного договора не меняет выбранный сторонами способ его заключения.

Скан может быть принят судом как письменное доказательство, особенно вместе с перепиской, платежами, актами и фактическим исполнением договора. Однако это не делает уничтожение оригинала безрисковым. По статье 71 ГПК РФ и статье 75 АПК РФ суд вправе потребовать подлинник; если другая сторона оспорит подпись, представит копию с иным содержанием или подлинность нельзя будет проверить, доказательственная сила одного скана заметно снижается.

Практический вывод: бумажные договоры, дополнительные соглашения, акты, расписки, гарантии и иные значимые документы сохраняют как оригиналы как минимум в течение установленного для них срока хранения и периода возможного спора. Если организация хочет отказаться от бумаги, нужно перевести само подписание в юридически значимый электронный процесс, а не только сканировать результат бумажного процесса.

Первичные учётные документы

Часть 5 статьи 9 Закона №402-ФЗ разрешает составлять первичный учётный документ на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Следовательно, акты, накладные и УПДУправление доступом — Группа мер защиты: разграничение и контроль доступа субъектов к объектам доступа. могут существовать только электронно, если соблюдены требования к реквизитам, подписи и применимому формату. По требованию контрагента или государственного органа организация должна изготовить бумажную копию электронного первичного документа, когда такое представление предусмотрено законом или договором. Это копия для предъявления, а не второй оригинал для постоянного параллельного архива.

Если же первичный документ был составлен и подписан на бумаге, его скан является производной копией. ФСБУ 27/2021 требует хранить документы бухгалтерского учёта в том виде, в котором они составлены. Поэтому уничтожать бумажную первичку только потому, что она внесена в учётную систему, нельзя. Для перехода без дублирования с согласованной даты оформляют электронную первичку и хранят её вместе с электронными подписями и средствами их проверки.

Персональные данные: носитель не отменяет основание и срок

Вопрос о форме документа нужно отделять от вопроса о правомерности обработки персональных данных. И бумажная папка, и скан в системе содержат персональные данные. Для каждого экземпляра нужны цель, законное основание, срок хранения, правила доступа и уничтожения. Загрузка скана паспорта или договора в CRM создаёт ещё одну обрабатываемую копию и увеличивает риски, но не даёт права держать её бессрочно.

Если письменное согласие на обработку персональных данных оформлено на бумаге, оператор обязан уметь доказать его получение, а уничтожение оригинала ослабляет такое доказательство. Согласие может быть электронным документом, подписанным электронной подписью в соответствии с законом, — тогда бумажный дубль не нужен. Но для обработки, необходимой для заключения или исполнения договора либо прямо требуемой законом, отдельное согласие нередко вообще не является основанием; создавать лишнюю бумагу и лишние сканы не следует.

Особенно осторожно нужно относиться к копиям паспортов и других удостоверений. Хранить полную копию «на всякий случай» нельзя независимо от носителя: состав данных должен соответствовать заявленной цели по статье 5 152-ФЗ. Если для договора достаточно записать отдельные реквизиты или подтвердить личность без сохранения изображения, скан паспорта будет избыточным.

Когда без бумажного оригинала не обойтись

• Документ уже создан на бумаге. Пока не истёк обязательный срок хранения и документ не выделен к уничтожению по установленной процедуре, скан служит рабочей или резервной копией, а не основанием выбросить оригинал.
• Закон прямо требует бумажный носитель или исключает документ из общего электронного режима. Например, статья 22.1 ТК РФ не распространяет кадровый электронный документооборот на акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда; для них применяются специальные правила. Отдельно регулируются трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности.
• Нужен документ с особыми свойствами оригинала. Это касается, например, ряда ценных бумаг и документов, где предъявление оригинала связано с осуществлением права, а также нотариальной формы и иных специальных процедур — конкретный вид нужно проверять по профильному закону.
• Нельзя надёжно подтвердить электронное подписание. Если в системе остался только файл с картинкой подписи, но нет соглашения об аналоге подписи, журналов действий, идентификаторов, отметки времени и иных доказательств, это не полноценный электронный оригинал.
• Высок риск спора о подлинности. Оригинал позволяет исследовать подпись и сам носитель. Для крупных сделок, расписок, гарантий, документов о передаче имущества и спорных актов цена преждевременного уничтожения особенно высока.

Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков по статье 17 Закона №125-ФЗ. Сроки определяют по специальным законам, приказу Росархива №236 и номенклатуре дел. Истечение срока ещё не означает автоматическое уничтожение: документы проходят экспертизу ценности и выделяются к уничтожению актом. Документы Архивного фонда уничтожать запрещено.

Нужно ли вести бумажный и электронный учёт одновременно

Постоянное дублирование по умолчанию не требуется. Закон допускает полноценный электронный документооборот во многих областях. Если электронный документ изначально создан правильно, подписан допустимой электронной подписью и надёжно хранится, распечатка обычно нужна лишь для удобства или разового предъявления.

Временное сосуществование двух сред нормально при переходе. Старый бумажный фонд продолжает храниться до окончания своих сроков, а новые документы после даты перехода создаются электронно. Не нужно распечатывать новые электронные оригиналы и не нужно пересканировать архив без понятной цели. Дублирование оправдано, когда скан обеспечивает быстрый доступ к бумажному оригиналу, резервирование или дистанционную работу, но в реестре должно быть видно, где находится оригинал и какая копия является только рабочей.

Как перейти на электронное хранение без потери юридической силы

1. Составить перечень видов документов. Для каждого определить автора, способ подписания, обязательную форму, срок, место хранения и владельца процесса.
2. Разделить оригиналы и копии. В системе отметить, является файл электронным оригиналом, заверенной электронной копией или простым сканом. Для бумажных документов вести ссылку на дело и место физического хранения.
3. Проверить специальные требования. Отдельно рассмотреть бухгалтерские, налоговые, кадровые, медицинские, нотариальные, банковские и отраслевые документы.
4. Оформить электронное взаимодействие. Выбрать вид электронной подписи, заключить соглашения с контрагентами, утвердить локальный порядок и настроить доказательства действий в личном кабинете или информационной системе.
5. Хранить не только PDF. Нужны файлы подписей, сертификаты, сведения о статусе сертификата и проверке подписи, метки времени, квитанции оператора ЭДО, версии и журналы событий. Форматы и средства просмотра должны оставаться доступными весь срок.
6. Обеспечить сохранность и доступность. Настроить разграничение доступа, резервное копирование, контроль целостности, поиск, выгрузку и восстановление. Для персональных данных учесть требования к ИСПДнИнформационная система персональных данных — Совокупность персональных данных в базах данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств. и места хранения баз данных.
7. Не уничтожать бумажный фонд одной датой. Бумажные оригиналы списывать только после истечения применимых сроков и оформления акта; наличие скана само по себе срок не сокращает.

Короткий алгоритм для одного документа

• Документ родился электронным и подписан требуемой электронной подписью? Храните электронный оригинал и данные проверки подписи; бумажный дубль обычно не нужен.
• Документ подписан на бумаге? Храните бумажный оригинал установленный срок; скан используйте как копию для работы.
• Специальный закон требует бумагу или особый порядок? Следуйте специальному правилу, даже если общая система умеет ЭДО.
• Срок истёк? Проведите экспертизу ценности, оформите выделение к уничтожению и уничтожьте носители с учётом правил о персональных данных.

Главное

Сканирование — это способ создать удобную копию, а не способ автоматически заменить бумажный оригинал. Поэтому уже подписанные бумажные документы клиентов и контрагентов обычно нужно сохранять до конца установленного срока, даже если их образы внесены в информационную систему. От обязательного двойного архива можно отказаться для новых документов: создавать их сразу электронно, применять надлежащую электронную подпись и сохранять весь комплект доказательств её действительности. Разумная модель выглядит так: старые бумажные оригиналы доживают свои сроки, новые документы рождаются электронными, а в реестре для каждого файла ясно указано, оригинал это или копия. Учёт ИСПДн и материальных носителей, сроки и акты уничтожения можно вести в ГрамотаИБ.