Персональные данные в 1С: кто оператор, облако или свой сервер и как не попасть на штраф

1С есть почти в каждой организации, и почти в каждой базе 1С есть персональные данные: зарплата и кадры, клиенты, контрагенты-физлица, контакты. Как только в системе появляются такие данные, это уже информационная система персональных данных (ИСПДнИнформационная система персональных данных — Совокупность персональных данных в базах данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.) со своими требованиями 152-ФЗ. Частая ошибка — экономить на хостинге и защите, считая, что за всё отвечает кто-то другой. Разберём, кто на самом деле оператор и как организовать 1С с данными законно.

1С с персональными данными — это ИСПДн

Если в 1С обрабатываются ПДнПерсональные данные — Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу (субъекту ПДн). с использованием средств автоматизации (а так и есть — поиск, выборки, отчёты), система подпадает под требования к ИСПДн: нужно определить уровень защищённости, принять организационные и технические меры, оформить документы. Базовый разбор — в статьях «Обработка ПДн с использованием средств автоматизации» и «Уровни защищённости ПДн».

Кто оператор: вы, а не 1С и не хостер

Оператор — это тот, кто определяет цели и состав обработки, то есть ваша организация. Разработчик программы (фирма 1С) оператором вашей клиентской базы не является, пока не получает к ней доступ. Облачный провайдер в отношении ваших данных выступает обработчиком — обрабатывает их по вашему поручению (хотя по своим данным об аккаунте, оплате и поддержке он сам оператор). Ответственность за вашу базу перед субъектами и Роскомнадзором остаётся на вас: нельзя переложить её на провайдера фразой «данные в облаке, пусть отвечает он».

Вариант А: 1С на своём сервере

Если 1С развёрнута локально — на вашем сервере или компьютерах, — вы и оператор, и тот, кто обеспечивает защиту. На вас:

• определить уровень защищённости ИСПДн и принять меры под него;
• разграничить доступ к базе: у каждого сотрудника своя учётная запись, права по роли, а не общий вход для всех;
• организовать резервное копирование, антивирусную защиту, обновления;
• оформить организационные документы и журналы.

Вариант Б: 1С в облаке (аренда, хостинг, 1С:Фреш)

При облачной 1С появляется обработчик, и к вашим обязанностям добавляются ещё несколько:

• Поручение на обработку. С провайдером нужен договор (поручение), отвечающий статье 6 части 3 и статье 18.1 152-ФЗ: перечень действий, цели, требование соблюдать конфиденциальность и принимать меры защиты, обязанность по запросу удалить данные. Подробно — в статье «Поручение на обработку ПДн».
• Локализация в России. Первичная запись и хранение ПДн граждан РФ должны идти в базах на территории России (часть 5 статьи 18 152-ФЗ). Дешёвый зарубежный VPS под базу 1С с такими данными конфликтует с этим требованием.
• Надёжный провайдер. Выбирайте провайдера с инфраструктурой в РФ, подтверждёнными мерами защиты, договорными гарантиями и понятным порядком доступа и реагирования на инциденты; аттестованный ЦОД и лицензии — плюс, но не всегда обязательное условие для аренды облачной 1С. О тонкостях внешних хранилищ — в статье «Политика ПДн для сайта на внешнем хранилище».

Какие документы оформить

• Перечень ИСПДн (с указанием базы 1С) и акт определения уровня защищённости.
• Поручение на обработку с облачным провайдером (для облачного варианта).
• Политику обработки ПДн, согласия, приказы о доступе и ответственном — общий комплект см. в обзоре «Документы по защите информации».

Типичные ошибки

• «Данные в облаке — отвечает провайдер». Ответственность оператора остаётся на вас; провайдер лишь обработчик.
• Зарубежный хостинг ради экономии. Дешёвый иностранный сервер под базу 1С с данными россиян конфликтует с требованием о локализации.
• Нет поручения. Используют облачную 1С без договора-поручения с провайдером.
• Общий доступ ко всей базе. Все сотрудники заходят под одним пользователем и видят всё — нет разграничения доступа.
• Никаких документов. 1С с зарплатой и клиентами работает, а уровень защищённости не определён и бумаг нет.

Главное

1С с зарплатой, кадрами и клиентами — это ИСПДн, а оператор в ней вы, а не фирма 1С или хостер. На своём сервере вы сами обеспечиваете защиту; в облаке добавляются поручение на обработку с провайдером и локализация данных в России. Экономия на зарубежном хостинге или на оформлении оборачивается нарушением и штрафом, тогда как правильная организация стоит недорого.