Контрагент или ведомство требует УКЭП руководителя вместо МЧД: что делать

С 1 сентября 2024 года сотрудник организации подписывает электронные документы своей электронной подписью физического лица, а его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧДМашиночитаемая доверенность — Электронная доверенность в формате XML, подтверждающая полномочия сотрудника при подписании документов своей ЭП.). Подписью самой организации (УКЭПУсиленная квалифицированная электронная подпись — Наиболее защищённый вид электронной подписи; равнозначна собственноручной без дополнительных условий. с сертификатом на руководителя) без доверенности вправе пользоваться только директор. Подробнее — в статье «Почему руководитель не должен передавать свою ЭЦП».

Почему всё равно просят УКЭП руководителя

Иногда контрагент, банк или информационная система просят подписать документ именно подписью руководителя (УКЭП организации). Причины обычно технические: система или контрагент не обновили процессы под МЧД, привыкли к старому порядку или не умеют проверять доверенность. Это не означает, что вы обязаны передавать ключ подписи директора.

Передавать ключ УКЭП руководителя нельзя

Владелец подписи обязан обеспечивать конфиденциальность ключа и не допускать его использования без своего согласия (статья 10 63-ФЗ). Любой документ, подписанный этой подписью, считается подписанным лично руководителем — со всеми рисками (невыгодные сделки, ответственность за отчётность, основания для субсидиарной ответственности). Поэтому правильный путь — не отдавать ключ, а оформить МЧД.

Как правильно

• сотрудник получает электронную подпись физического лица (на себя);
• руководитель выпускает на сотрудника МЧД с нужным объёмом полномочий и регистрирует её в реестре;
• сотрудник подписывает документы своей подписью, прикладывая МЧД.

Такая подпись юридически действительна. Если конкретная система не принимает МЧД — это ограничение системы, а не повод передавать ключ директора.

Как объяснить контрагенту или ведомству

Сошлитесь на то, что с 1 сентября 2024 года использование подписи юридического лица сотрудниками прекращено, и полномочия подтверждаются машиночитаемой доверенностью (63-ФЗ). Предоставьте контрагенту или проверяющему саму МЧД (или сведения для её проверки в реестре). Если сотрудник ранее уже подписывал документы подписью руководителя — это нарушение порядка работы с ключом; зафиксируйте переход на МЧД и впредь ключ директора не передавайте.

Оговорка в договоре об электронной подписи

В договоры с контрагентами полезно включать условие о признании электронной подписи. Примерная формулировка:

«Стороны признают документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе. Документы от имени стороны вправе подписывать уполномоченные работники с использованием электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности; полномочия подтверждаются доверенностью, сведения о которой доступны в реестре.»

Вести учёт выданных МЧД, сертификатов ЭПЭлектронная подпись — Информация в электронной форме, присоединённая к документу и подтверждающая подписанта (63-ФЗ). и носителей с контролем сроков удобно в разделе «Электронная подпись и МЧД» сервиса ГрамотаИБ.